První kroky

Máte nastavené základní údaje a připojenou pokladnu? Teď můžete začít Gastru používat pro každodenní provoz.

Níže najdete doporučené pořadí kroků. Nemusíte vše dokončit najednou — postupujte podle toho, co právě potřebujete řešit.

1. Zkontrolujte připojení pokladny#

Po připojení Dotykačky nebo Speedla ověřte, že se do Gastry načítají tržby a produkty.

Otevřete sekci Tržby a uzávěrky a zkontrolujte, zda vidíte aktuální údaje za vybranou pobočku.

[SCREENSHOT K VLOŽENÍ: Přehled tržeb po úspěšné synchronizaci pokladny.]

💡 Tip: Pokud data ještě nevidíte, počkejte na dokončení synchronizace nebo zkontrolujte nastavení propojení.

2. Přidejte dodavatele#

Dodavatele využijete při evidenci faktur i tvorbě objednávek. Začněte těmi, od kterých nakupujete nejčastěji.

U dodavatele doporučujeme doplnit:

• název;

• kontaktní e-mail;

• telefon;

• případné poznámky k objednávání.

[SCREENSHOT K VLOŽENÍ: Seznam dodavatelů s tlačítkem pro přidání nového dodavatele.]

3. Přidejte první skladové položky#

Skladové položky představují suroviny, nápoje, obaly a další zásoby, které v podniku používáte.

Při vytváření položky nastavte její název, jednotku a případně minimální množství. Gastra vás pak může upozornit, když zásoba začne docházet.

[SCREENSHOT K VLOŽENÍ: Formulář pro vytvoření skladové položky se jménem, jednotkou a minimálním množstvím.]

💡 Doporučení: Začněte nejdůležitějšími položkami. Sklad můžete postupně rozšiřovat při naskladňování faktur nebo při inventuře.

4. Přidejte zaměstnance#

Pozvěte kolegy, kteří se budou podílet na objednávkách, skladu nebo provozu pobočky.

Každému nastavte odpovídající oprávnění. Zaměstnanci pak mohou například doplňovat objednávky, zatímco majitel nebo vedoucí objednávky kontroluje a schvaluje.

[SCREENSHOT K VLOŽENÍ: Přehled zaměstnanců s tlačítkem pro přidání nebo pozvání člena týmu.]

5. Začněte evidovat faktury#

Faktury a účtenky můžete do Gastry dostat několika způsoby:

• nahráním souboru;

• ručním přidáním;

• přeposláním na unikátní e-mail Gastry.

Po přijetí se faktura objeví ve stavu Ke kontrole. Zkontrolujete vytěžené údaje, přiřadíte případné skladové položky a fakturu schválíte.

[SCREENSHOT K VLOŽENÍ: Seznam faktur se stavem Ke kontrole.]

6. Nastavte receptury produktů#

Chcete-li sledovat nákladovost a marži, přiřaďte k produktům z pokladny receptury ze skladových položek.

Například k produktu „Cappuccino“ přiřadíte kávu, mléko a případně další suroviny. Gastra pak dokáže spočítat jeho aktuální náklad a marži.

[SCREENSHOT K VLOŽENÍ: Detail produktu s recepturou a přiřazenými skladovými položkami.]

7. Proveďte první uzávěrku#

Až budete mít načtené tržby, projděte denní uzávěrku. Zkontrolujete zde platby, stravenky a případné rozdíly před definitivním uzamčením období.

💡 Pozor: Dokončenou uzávěrku nelze následně upravit ani stornovat. Před schválením proto vždy zkontrolujte všechny údaje.

[SCREENSHOT K VLOŽENÍ: Detail denní uzávěrky před dokončením.]

Co dál?#

Vyberte si oblast, které se chcete věnovat jako první:

• Faktury a výdaje — pokud chcete začít evidovat náklady.

• Sklad — pokud chcete sledovat zásoby a provádět inventury.

• Dodavatelé a objednávky — pokud chcete zjednodušit nákup zboží.

• Tržby a uzávěrky — pokud chcete mít pod kontrolou každodenní finance.