Automatické přeposílání faktur

Automatické přeposílání vám ušetří ruční nahrávání. Faktury, které vám dodavatelé posílají do e-mailu, se samy přepošlou do Gastry a tam se zpracují.

1. Najděte e-mailovou adresu Gastry#

V levém menu otevřete Výdaje a klikněte na Nový výdaj. Pod oblastí Nahrajte fakturu je e-mailová adresa Gastry. Adresa se zobrazuje pro právě vybranou pobočku, proto přeposílejte faktury na adresu pobočky, které se týkají.

2. Nastavte přeposílání v e-mailové schránce#

V e-mailové schránce, do které vám chodí faktury od dodavatelů, vytvořte pravidlo, které e-maily s fakturami přepošle na adresu Gastry. Doporučujeme:

1. nastavit pravidlo tak, aby se přeposílaly jen e-maily od vašich dodavatelů nebo s fakturami v příloze;

2. ponechat si původní e-mail i ve své schránce;

3. použít adresu Gastry z předchozího kroku.

Konkrétní postup se liší podle e-mailové služby, kterou používáte, a Gastra ho neovlivňuje. Najdete ho v nápovědě vaší e-mailové služby, obvykle pod pojmy „pravidlo“, „filtr“ nebo „přeposílání“.

3. Zkontrolujte doručené doklady#

Faktura, která na adresu dorazí, se zpracuje stejně jako ručně nahraná. Najdete ji v seznamu Výdaje v záložce Ke kontrole.

Otevřete doklad a zkontrolujte vytěžené údaje. Postup najdete v článku Kontrola a schválení.

Co dál#

• Stavy faktur – co znamená Ke kontrole, Nezaplacené a Zaplaceno

• Kontrola a schválení – jak doručené doklady zkontrolovat