Kontrola a schválení

Po přijetí se doklad objeví v záložce Ke kontrole. Gastra z něj pomocí umělé inteligence vytěží údaje a navrhne propojení položek se skladem. Vy vše zkontrolujete, případně opravíte a doklad schválíte.

1. Otevřete doklad ke kontrole#

V levém menu otevřete Výdaje, přejděte na záložku Ke kontrole a u dokladu klikněte na tlačítko Ke kontrole. Otevře se obrazovka Schvalování výdaje.

2. Zkontrolujte údaje z dokladu#

Vlevo je formulář s údaji, které Gastra vytěžila (dodavatel, detaily faktury, platební údaje a položky), vpravo originál dokladu. Porovnejte je a nesprávné údaje přepište přímo ve formuláři. Pod formulářem se mezi doklady ke kontrole přepínáte šipkami (například 7/15), vedle jsou tlačítka pro stažení a tisk dokladu.

Na snímku je 1 – tlačítko Opravit podle ARESu, 2 – formulář s údaji o dodavateli a faktuře, 3 – sekce Položky a 4 – tlačítko Schválit.

Zkontrolujte zejména dodavatele (název, IČO, DIČ, sídlo), kategorii výdaje, typ dokladu, data vystavení a splatnosti, číslo faktury, částky a formu úhrady. Políčko Již zaplaceno zaškrtněte jen u dokladu, který už je uhrazený (například účtenka zaplacená v hotovosti). Zaškrtnutím Zapamatovat dodavatele uložíte dodavatele pro příští doklady.

Upozornění z kontroly#

Gastra vytěžená data sama kontroluje. Pokud najde nesrovnalost, zobrazí nahoře oranžové upozornění a dotčená pole zvýrazní. Typicky jde o případ, kdy součet položek nesouhlasí s celkovou částkou dokladu.

Porovnejte částky s originálem dokladu a opravte pole, které se liší. U účtenky se součet často neshoduje kvůli špatně přečtené položce nebo zaokrouhlení, takže se vyplatí zkontrolovat i jednotlivé položky níže.

Opravit podle ARES#

Pokud vytěžené údaje o dodavateli nesedí (například sídlo, město nebo PSČ), klikněte nahoře na Opravit podle ARESu. Gastra údaje opraví podle veřejného rejstříku ARES a zobrazí hlášku, že byly úspěšně opraveny. Zvýrazněná pole s nesrovnalostmi po opravě zmizí.

3. Přiřaďte položky ke skladu#

V sekci Položky je vlevo, co Gastra přečetla z faktury (množství, cena, DPH), a vpravo skladová položka, do které se zboží naskladní. Stav každé položky ukazuje, jestli je hotovo:

• Připraveno – položka je propojená se skladovou položkou nebo je připravená k vytvoření nové.

• Vyžaduje kontrolu – Gastra položku nenašla. Vyberte existující skladovou položku, nebo zvolte Vytvořit.

• Navržená shoda – Gastra našla podobný název (například s podobností 91 %). Návrh potvrdíte tlačítkem Použít, nebo zvolíte Vytvořit novou položku.

Filtrem Vše / Ke kontrole nad seznamem zobrazíte jen položky, které ještě vyžadují vaši pozornost. Položku upravíte kliknutím na tužku, nepotřebný řádek smažete ikonou koše a chybějící přidáte tlačítkem Přidat položku.

Na snímku je 1 – rychlá volba Vytvořit nové, 2 – pole položky z faktury a 3 – tlačítko Vytvořit u jedné položky. V rozbalené položce můžete opravit Název zboží, Množství, jednotku (MJ na faktuře), Cenu za MJ bez DPH, DPH i Celkem.

MJ na faktuře a jednotka ve skladu#

MJ je měrná jednotka. Na faktuře bývá jiná než ta, ve které položku vedete ve skladu. Příklad: na faktuře je „1 ks“ balení sýra o hmotnosti 2,5 kg, ve skladu ho evidujete v kg. Před schválením zkontrolujte, že se naskladní správné množství ve správné jednotce, v tomto příkladu 2,5 kg, ne 1 ks.

Naskladnit: Vše, Nic, Vytvořit nové#

Nad seznamem položek jsou rychlé volby Naskladnit:

• Vše – naskladní všechny položky.

• Nic – nenaskladní žádnou položku.

• Vytvořit nové – pro všechny položky, které Gastra nenašla ve skladu, připraví nové skladové položky. V závorce je jejich počet.

Zaškrtnutím Naskladnit tuto položku rozhodnete u každé položky zvlášť, jestli se při schválení promítne do skladu. U služeb (účetnictví, mzdy) položku nenaskladňujte.

Na snímku je 1 – položka ve stavu Připraveno se štítkem nová položka a 2 – zaškrtnutí Naskladnit tuto položku.

4. Schvalte fakturu#

Až je celý doklad zkontrolovaný a položky jsou ve stavu Připraveno, klikněte dole na Schválit. Gastra zobrazí souhrn Schválit fakturu?: kolik položek se naskladní a které nové skladové položky vzniknou. Pokud souhrn nesedí, vraťte se tlačítkem Zpět na kontrolu. Pokud je v pořádku, potvrďte tlačítkem Schválit.

Teprve toto potvrzení položky skutečně naskladní. Doklad, který ještě není označený jako zaplacený, se pak objeví v záložce Nezaplacené.

Když se faktura nevytěžila správně#

Vytěžení z fotografie nebo skenu nemusí být vždy dokonalé. Chybějící nebo špatné údaje opravíte přímo na obrazovce kontroly, před schválením:

1. Špatný údaj ve formuláři (dodavatel, částka, datum, číslo faktury) přepište podle originálu vpravo.

2. Nesprávné údaje o sídle dodavatele opravte tlačítkem Opravit podle ARESu.

3. Nesprávně přečtenou položku upravte tužkou, nepotřebný řádek smažte a chybějící přidejte tlačítkem Přidat položku.

4. Položku, kterou Gastra nepropojila se skladem, přiřaďte k existující skladové položce nebo zvolte Vytvořit.

5. Oranžové upozornění nahoře (například nesouhlasící součet) neignorujte, dokud nesedí částky.

Čím čitelnější doklad nahrajete, tím přesnější vytěžení bývá. U fotografie účtenky zachyťte celý doklad, ostře a bez odlesků.

Co dál#

• Zaplacení faktury – jak schválenou fakturu označit jako zaplacenou

• Skladová položka – jak spravovat skladové položky, které při schválení vznikají

• Naskladnění – jak zboží naskladnit ručně