Přidání faktury

Fakturu nebo účtenku přidáte v Gastře ve formuláři Nový výdaj. Doklad můžete nahrát jako soubor, přeposlat e-mailem, nebo výdaj zadat ručně, když doklad nemáte.

Nahraný nebo přeposlaný doklad Gastra zpracuje, vytěží z něj údaje a zařadí ho do záložky Ke kontrole. Odtud ho po zkontrolování schválíte.

1. Otevřete formulář Nový výdaj#

V levém menu otevřete Výdaje a klikněte na velké modré tlačítko Nový výdaj. Stejný formulář otevřete i tlačítkem Přidat vlevo dole (Přidat → Fakturu nebo účtenku).

2. Zvolte, jak doklad přidáte#

Formulář má vpravo oblast pro nahrání dokladu a pod ní e-mailovou adresu Gastry. Vlevo jsou údaje o výdaji, které můžete vyplnit ručně.

Nahrání souboru#

Přetáhněte soubor do oblasti Nahrajte fakturu nebo klikněte na procházejte soubory. Podporované formáty jsou JPG, PNG a PDF, maximální velikost souboru je 10 MB.

Gastra se pokusí z dokladu vytěžit dodavatele, částky, data, splatnost i jednotlivé položky. Hotový doklad najdete v záložce Ke kontrole.

Přeposlání e-mailem#

Pod oblastí pro nahrání je e-mailová adresa Gastry. Adresa se zobrazuje pro právě vybranou pobočku (nahoře vpravo). Pošlete na ni e-mail s fakturou a Gastra ji zpracuje stejně jako nahraný soubor. Pokud chcete, aby se faktury posílaly samy, nastavte přeposílání podle článku Automatické přeposílání faktur.

3. Zkontrolujte vytěžené údaje#

Po zpracování se doklad objeví v záložce Ke kontrole. Automaticky vytěžené údaje vždy ověřte, především dodavatele, částku, data a položky. U každé položky pak rozhodnete, zda ji propojit s existující skladovou položkou (Navázat), nebo založit novou (Vytvořit). Celý postup najdete v článku Kontrola a schválení.

Ruční zadání výdaje bez dokladu#

Když nemáte fakturu ani účtenku, klikněte ve formuláři na Zadat manuálně a výdaj vyplňte sami. Pokud dodavatele už znáte, vyberte ho místo toho v poli Předvyplnit dodavatele – doplní se jeho údaje i kategorie výdaje. Z ručního zadání se do výběru dodavatele vrátíte tlačítkem Vybrat existujícího.

U ručního zadání vyplňte:

• Dodavatel – Název firmy, IČO, DIČ, Adresu, Město, PSČ a Kategorii (kategorie spravujete podle článku Kategorie výdajů). Zaškrtnutím Zapamatovat dodavatele ho uložíte pro příště.

• Detaily faktury – Typ faktury (Faktura, Účtenka, Opakovaný výdaj), Datum vystavení, Datum splatnosti, Číslo faktury, částku Bez DPH, sazbu DPH (rozbalovací nabídka), Celkovou částku a Formu úhrady (Hotově, Karta, Převodem, Inkaso).

• Položky – klikněte na Přidat položku a vyplňte Název zboží, počet, cenu za MJ, Jednotky, DPH a Celkem. Položku můžete navázat na existující skladovou položku (pole Navázat na skladovou položku), nebo zaškrtnout Vytvořit položku. Rozdíl mezi volbami Navázat a Vytvořit je stejný jako při kontrole a schválení – nové skladové položky zakládejte jen pro zboží, které v Gastře ještě nemáte.

Políčko Již zaplaceno je ve formuláři ve výchozím stavu zaškrtnuté. Pokud výdaj ještě nebyl uhrazen, odškrtněte ho. Políčko Přidat k dnešní uzávěrce je ve výchozím stavu nezaškrtnuté. Formulář dokončíte tlačítkem Uložit výdaj.

Co dál#

• Kontrola a schválení – jak zkontrolovat doklad a schválit ho

• Automatické přeposílání faktur – ať se faktury načítají samy